Procedura izdavanje narudžbenice / pokretanja postupka nabave roba, radova ili usluga

1. Procedura izdavanje narudžbenice/ pokretanja postupka nabave roba, radova ili usluga

1. Područje primjene

Ova procedura rada propisuje način izdavanja narudžbenice za nabavu roba, radova i usluga u skladu sa Zakonom o javnoj nabavi, Odluci o provedbi postupaka bagatelne nabave i ostalim propisima koji reguliraju javnu i bagatelnu nabavu.

2.      Odgovornost

Pročelnik Odsjeka (u nastavku pročelnik), odnosno voditelj samostalne katedre, poslijediplomskog studija (u nastavku: PDS), Službe ili Centra (u nastavku voditelj i jedinica) ili voditelj projekta odgovaraju za podatke navedene u molbi.

3.      Hodogram aktivnosti

  1. Pročelnik/ voditelj jedinice ili projekta ispunjava Obrazac 2.1 – Molba za izdavanja narudžbenice/ pokretanje postupka nabave roba, radova ili usluga, te molbu s prilozima predaje tajništvu jedinice. Odgovornost: Pročelnik/ voditelj jedinice ili projekta. Rok: najmanje 5 radnih dana prije potrebne realizacije nabave. Popratni dokument: U slučaju da se traži narudžbenica, za iznose iznad 2000,00 kn potrebno je priložiti ponudu (za iznose iznad 20.000,00 kn bez PDV-a potrebno je priložiti minimalno tri ponude). U slučaju da se traži pokretanje postupka nabave potrebno je priložiti tehničku specifikaciju.
  1. Tajništvo jedinice molbu dostavlja urudžbenom. Odgovornost: Tajništvo jedinice. Rok: Po zaprimanju. Popratni dokument: Molba s popratnim dokumentima.
  1. Urudžbeni urudžbira molbu, te ju zajedno s popratnim dokumentima prosljeđuje planeru analitičaru. Odgovornost: Urudžbeni. Rok: Po zaprimanju. Popratni dokument: Molba s popratnim dokumentima.
  1. Planer analitičar na molbi ovjerava da su na navedenom mjestu troška raspoloživa financijska sredstva i molbu prosljeđuje Službi za nabavu. Ukoliko na navedenom mjestu troška nisu raspoloživa financijska sredstva, planer analitičar molbu vraća tajništvu jedinice s daljnjim uputama. Odgovornost: planer analitičar. Rok: po zaprimanju i provjeri stanja na mjestu troška. Popratni dokument: Molba s popratnim dokumentima.
  1. Služba za javnu nabavu provjerava molbu, potpisom na molbi potvrđuje da je ispravno popunjena, u skladu s planom nabave, Zakonom o javnoj nabavi i drugim propisima i odredbama, da su priloženi svi potrebni dokumenti, te molbu dostavlja šefu računovodstveno-financijske službe. Ukoliko molba nije ispravno popunjena ili nisu priloženi svi potrebni dokumenti služba za javnu nabavu ju vraća tajništvu jedinice s daljnjim uputama. Odgovornost: Služba za javnu nabavu. Rok: po zaprimanju i provjeri. Popratni dokument: Molba s popratnim dokumentima.
  1. Šef računovodstveno-financijske službe provjerava molbu, potpisom na molbi potvrđuje da je ispravno popunjena i da su priloženi svi potrebni dokumenti, te molbu:
    • a) prosljeđuje u ekonomat (u slučaju da je priložena Molba za izdavanja narudžbenice za nabavu roba, radova ili usluga). Ukoliko molba nije ispravno popunjena ili nisu priloženi svi popratni dokumenti šef računovodstveno-financijske službe molbu vraća tajništvu jedinice s daljnjim uputama. Odgovornost: Šef računovodstveno-financijske službe. Rok: po zaprimanju i provjeri. Popratni dokument: Molba s popratnim dokumentima.
    • b) prosljeđuje prodekanu za poslovanje (u slučaju da je priložena Molba za pokretanje postupka nabave roba, radova ili usluga). Ukoliko molba nije ispravno popunjena ili nisu priloženi svi popratni dokumenti šef računovodstveno-financijske službe molbu vraća tajništvu jedinice s daljnjim uputama. Odgovornost: Šef računovodstveno-financijske službe. Rok: po zaprimanju i provjeri. Popratni dokument: Molba s popratnim dokumentima.

Molba za izdavanja narudžbenice za nabavu roba, radova ili usluga

  • Ekonomat temeljem dostavljenog zahtjeva sastavlja narudžbenicu i narudžbenicu prosljeđuje prodekanu za poslovanje. Odgovornost: Ekonomat. Rok: po zaprimanju. Popratni dokument: Narudžbenica s molbom i popratnim dokumentima.
  • Prodekan za poslovanje pregledava i potpisuje narudžbenicu i narudžbenicu vraća ekonomatu. Ukoliko prodekan za poslovanje ne odobri nabavu, narudžbenicu vraća tajništvu jedinice s daljnjim uputama. Odgovornost: Prodekan za poslovanje. Rok: Po zaprimanju i provjeri. Popratni dokument: Narudžbenica s molbom i popratnim dokumentima.
  • Ekonomat prosljeđuje narudžbenicu tajništvu jedinice, odnosno pročelniku/ voditelju jedinice ili projekta koji pokreće nabavu. Odgovornost: Ekonomat. Rok: po zaprimanju. Popratni dokument: Narudžbenica.

Molba za pokretanje postupka nabave roba, radova ili usluga

  • Prodekan za poslovanje pregledava i odobrava molbu i molbu prosljeđuje službi za javnu nabavu. Ukoliko prodekan za poslovanje ne odobri nabavu, narudžbenicu vraća tajništvu jedinice s daljnjim uputama. Odgovornost: Prodekan za poslovanje. Rok: Po zaprimanju i provjeri. Popratni dokument: Molbom s popratnim dokumentima.
  • Služba za javnu nabavu na temelju priložene tehničke specifikacije i u dogovoru s pročelnikom/ voditeljem jedinice ili projekta provodi postupak bagatelne nabave. Na temelju zaprimljenih ponuda sastavlja zapisnik te prodekanu za poslovanje predlaže odabir ponude. Odgovornost: Služba za nabavu. Rok: po zaprimanju. Popratni dokument: Dopis o pregledu i ocjeni prikupljenih ponuda.
  • Prodekan za poslovanje pregledava i odobrava provedeni postupak bagatelne nabave te suglasnost za otvaranje narudžbenice prosljeđuje ekonomatu. Ukoliko prodekan za poslovanje ne odobri izdavanje narudžbenice, predmet vraća tajništvu jedinice, odnosno pročelniku/ voditelju jedinice ili projekta s daljnjim uputama. Odgovornost: Prodekan za poslovanje. Rok: Po zaprimanju i provjeri. Popratni dokument: Suglasnost o provedbi bagatelne nabave.
  • Ekonomat temeljem dostavljene suglasnosti sastavlja narudžbenicu i narudžbenicu prosljeđuje prodekanu za poslovanje. Odgovornost: Ekonomat. Rok: po zaprimanju. Popratni dokument: Narudžbenica s molbom i popratnim dokumentima.
  • Prodekan za poslovanje pregledava i potpisuje narudžbenicu i narudžbenicu vraća ekonomatu. Ukoliko prodekan za poslovanje ne odobri nabavu, narudžbenicu vraća tajništvu jedinice s daljnjim uputama. Odgovornost: Prodekan za poslovanje. Rok: Po zaprimanju i provjeri. Popratni dokument: Narudžbenica s molbom i popratnim dokumentima.
  • Ekonomat prosljeđuje narudžbenicu tajništvu jedinice, odnosno pročelniku/ voditelju jedinice ili projekta koji pokreće nabavu. Odgovornost: Ekonomat. Rok: po zaprimanju. Popratni dokument: Narudžbenica.

  1. Nakon isporuke robe, radova ili usluga pročelnik/ voditelj jedinice ili projekta svojim potpisom na otpremnici, radnom nalogu, zapisniku ili drugom dokumentu potvrđuje da su zaprimljena roba, radovi ili usluge dostavljeni u ispravnom stanju, u ugovorenom roku i da cijenom, kvalitetom, količinom i vrstom odgovaraju naručenim robama, radovima ili uslugama. pročelnik/ voditelj jedinice ili projekta preuzima račun za isporučenu robu, radove ili usluge i račun s popratnom dokumentacijom dostavlja likvidaturi. Odgovornost: Pročelnik/ voditelj jedinice ili projekta. Rok: po zaprimanju. Popratni dokument: Račun, otpremnica, radni nalog, zapisnik ili drugi dokument koji potvrđuje da su zaprimljeni roba, radovi ili usluge.
  1. Likvidatura provjerava je li računu priložena sva potrebna dokumentacija, ovjerava račun te ga dostavlja šefu računovodstveno-financijske službe na ovjeru. Ukoliko nedostaje relevantna dokumentacije, likvidatura vraća račun pročelniku/ voditelju jedinice ili projekta s daljnjim uputama. Odgovornost: Rok: po zaprimanju i provjeri dokumentacije. Popratni dokument: Račun, otpremnica, radni nalog, zapisnik ili drugi dokument koji potvrđuje da su zaprimljeni roba, radovi ili usluge, daljnje upute.
  1. Šef računovodstveno-financijske službe provjerava je li računu priložena sva potrebna dokumentacija, ovjerava račun te ga prosljeđuje prodekanu za poslovanje. Odgovornost: Šef računovodstveno-financijske službe. Rok: Račun, otpremnica, radni nalog, zapisnik ili drugi dokument koji potvrđuje da su zaprimljeni roba, radovi ili usluge, daljnje upute.
  1. Prodekan za poslovanje ovjerava račun te ga prosljeđuje likvidaturi. Odgovornost: Prodekan za poslovanje. Rok: Po zaprimanju i provjeri. Popratni dokument: Račun, otpremnica, radni nalog, zapisnik ili drugi dokument koji potvrđuje da su zaprimljeni roba, radovi ili usluge, daljnje upute.

4.      Zakonski okviri, procedure i reference