Procedura izdavanja i obračunavanja putnog naloga

1.    Procedura izdavanja i obračunavanja putnog naloga

1.      Područje primjene

Ova procedura rada propisuje način izdavanja i obračunavanja putnog naloga u skladu sa zakonskim odredbama i ostalim propisima.

Putni nalog izdaje se:

  • svakom djelatniku Fakulteta koji odlazi na službeno putovanje vezano uz znanstveno-istraživački rad, nastavu ili usavršavanje;
  • svakom vanjskom suradniku koji dolazi na Fakultet ili putuje na drugo odredište vezano uz znanstveno-istraživački rad ili nastavu na Fakultetu te sudjelovanje u radu povjerenstava i;
  • svakom studentu Fakulteta koji odlazi na putovanje vezano uz znanstveno-istraživački rad ili nastavu (u nastavku: osoba koja putuje)

2.      Odgovornost

Osoba koja putuje i pročelnik Odsjeka (u nastavku pročelnik), odnosno voditelj samostalne katedre, poslijediplomskog studija (u nastavku: PDS), Službe ili Centra (u nastavku voditelj i organizacijska jedinica) ili voditelj projekta odgovaraju za podatke navedene u putnom nalogu.

Osoba koja putuje, pročelnik, voditelji, tajništvo, blagajna, planer analitičar, likvidatura, računovodstveno-financijske službe i prodekan za poslovanje odgovaraju za provjeru, obradu i prosljeđivanje putnog naloga i priloga po zaprimanju.

3.      Hodogram aktivnosti

  1. Osoba koja putuje i/ili pročelnik/ voditelj jedinice ili projekta dostavljaju tajništvu organizacijske jedinice podatke za putni nalog. Odgovornost: Osoba koja putuje i/ili pročelnik/ voditelj organizacijske jedinice. Rok: Najmanje 3 radna dana prije putovanja. Popratni dokument: Ime i prezime osobe koja putuje, naziv poslovne ili organizacijske jedinice, naziv radnog mjesta, datum odlaska na put, mjesto na koje se putuje, svrha putovanja, predviđeno trajanje putovanja, iznos dnevnice, iznos akontacije, prijevozno sredstvo i šifra mjesta troška koje se tereti po putnom nalogu. Za putovanja duža od pet radnih dana potrebno je priložiti odobrenje dekana, a za putovanja duža od 10 radnih dana odluku Fakultetskog vijeća.
  1. Tajništvo organizacijske jedinice popunjava putni nalog. Putni nalog kao odgovorna osoba na 1. stranici parafiraju osoba odgovorna za mjesto troška koje se tereti po putnom nalogu i, ukoliko se razlikuje od prethodne, pročelnik/ voditelj organizacijske jedinice. Tajništvo organizacijske jedinice putni nalog dostavlja blagajni. Odgovornost: Tajništvo i pročelnik/ voditelj organizacijske jedinice. Rok: Po zaprimanju. Popratni dokument: Putni nalog.
  1. Blagajna provjerava putni nalog, izdavanjem broja putnog naloga potvrđuje da je ispravno popunjen, i putni nalog prosljeđuje planeru analitičaru. Ukoliko putni nalog nije ispravno popunjen blagajna ga vraća tajništvu jedinice s daljnjim uputama. Odgovornost: Rok: Po zaprimanju. Popratni dokument: Putni nalog.
  1. Planer analitičar na putnom nalogu ovjerava da su na navedenom mjestu troška raspoloživa financijska sredstva i putni nalog prosljeđuje prodekanu za poslovanje. Ukoliko na navedenom mjestu troška nisu raspoloživa financijska sredstva, planer analitičar putni nalog vraća tajništvu jedinice s daljnjim uputama. Odgovornost: Planer analitičar. Rok: Po zaprimanju i provjeri stanja na mjestu troška. Popratni dokument: Putni nalog.
  1. Prodekan za poslovanje putni nalog potpisuje kao direktor i putni nalog prosljeđuje likvidaturi. Ukoliko prodekan za poslovanje ne odobri putovanje, putni nalog vraća tajništvu organizacijske jedinice, koje putni nalog dostavlja osobi koja putuje. Odgovornost: Prodekan za poslovanje. Rok: Po zaprimanju i provjeri. Popratni dokument: Putni nalog.
  1. Likvidatura putni nalog dostavlja:
  • Tajništvu organizacijske jedinice (u slučaju da prema putnom nalogu nije zatražena akontacija), koje putni nalog dostavlja osobi koja putuje. Odgovornost: Likvidatura, Tajništvo organizacijske jedinice. Rok: Po zaprimanju. Popratni dokument: Putni nalog.
  • Blagajni (u slučaju da je prema putnom nalogu zatražena akontacija), koja osobu koja putuje obavještava o mogućnosti podizanja akontacije. Odgovornost: Likvidatura, blagajna. Rok: Po zaprimanju i pripremi akontacije za isplatu. Popratni dokument: Putni nalog.
  1. Osoba koja putuje osobno podiže putni nalog i akontaciju na blagajni. Odgovornost: Osoba koja putuje. Rok: Prije odlaska na put. Popratni dokument: Putni nalog.
  1. Osoba koja putuje u tajništvu organizacijske jedinice predaje ispunjeni putni nalog kojeg na 3. i 4. stranici potpisuje kao podnositelj računa, a kojeg je na 3 stranici potpisala osoba odgovorna za mjesto troška koje se tereti po putnom nalogu. Odgovornost: Osoba koja putuje. Rok: Najkasnije u roku od 7 dana od povratka s puta. Popratni dokument: Putni nalog i popratna dokumentacija:
  • Računi za obračun. Svi računi obavezno moraju glasiti na Filozofski fakultet Sveučilišta u Zagrebu, Ivana Lučića 3, 10000 Zagreb, OIB = VAT 90633715804).
  • Za službena putovanja u inozemstvo ili dolazak vanjskih suradnika iz inozemstva putnom nalogu treba priložiti i ispis obrasca o međunarodnoj suradnji – http://www.unizg.hr/medjunarodna/ ).
  1. Tajništvo organizacijske jedinice putni nalog dostavlja likvidaturi. Odgovornost: Tajništvo organizacijske jedinice. Rok: Po zaprimanju. Popratni dokument: Putni nalog, popratna dokumentacija.
  1.  Likvidatura provjerava je li putni nalog ispravno popunjen i je li priložena sva potrebna dokumentacija, te obračunava putni nalog i dostavlja ga šefu računovodstveno-financijske službe na ovjeru. Ukoliko putni nalog nije ispravno popunjen, ili mu nedostaje relevantna dokumentacije, likvidatura putni nalog s daljnjim uputama vraća tajništvu organizacijske jedinice, koje putni nalog dostavlja osobi koja putuje. Odgovornost: Likvidatura, Rok: Po zaprimanju i provjeri dokumentacije. Popratni dokument: Putni nalog, popratna dokumentacija, obračun.
  1. Blagajna jednom tjedno šalje upozorenje osobama koje su za putovanje podigle predujam, a koje nisu najkasnije u roku od 7 dana od povratka s puta predale ispunjeni putni nalog s relevantnom popratnom dokumentacijom. Blagajna e-mail šalje u CC ejunacko@ffzg.hr i prodekan.poslovanje@ffzg.hr
  1. Šef računovodstveno-financijske službe provjerava  je li putni nalog ispravno obračunat, ovjerava putni nalog i obračun te putni nalog i obračun prosljeđuje prodekanu za poslovanje. Ukoliko putni nalog nije ispravno obračunat, ili mu nedostaje relevantna dokumentacije, šef računovodstveno-financijske službe putni nalog s daljnjim uputama vraća likvidaturi ili tajništvu organizacijske jedinice, koje putni nalog dostavlja osobi koja putuje. Odgovornost: Šef računovodstveno-financijske službe. Rok: Po zaprimanju i provjeri. Popratni dokument: Putni nalog, popratna dokumentacija, obračun.
  1. Prodekan za poslovanje ovjerava putni nalog i obračun kao direktor te putni nalog i obračun prosljeđuje likvidaturi. Odgovornost: Prodekan za poslovanje. Rok: Po zaprimanju i provjeri. Popratni dokument: Putni nalog, popratna dokumentacija, obračun.
  1. Likvidatura:
  • zaprima putni nalog (u slučaju da osoba koja putuje prema putnom nalogu ima pravo na isplatu). Odgovornost: Rok: Po zaprimanju. Popratni dokument: Putni nalog.
  • prosljeđuje putni nalog blagajni (u slučaju da osoba koja putuje ima obavezu povrata akontacije ili želi obračunata sredstva preuzeti u gotovini), koja osobu koja putuje obavještava o obavezi obračuna putnog naloga na blagajni. Odgovornost: Likvidatura, blagajna. Rok: po zaprimanju i pripremi dokumentacija za obračun. Popratni dokument: Putni nalog i obračun.
  1. Osoba koja putuje osobno ovjerava putni nalog na blagajni. Odgovornost: Osoba koja putuje. Rok: Po obavijesti. Popratni dokument: Putni nalog.